Удостоверение равнозначности электронных и бумажных документов

Глобальная информатизация современного общества приводит к постепенному отказу от бумажных документов в пользу электронных, чаще преобладает электронный документооборот, людям проще отправить сканы документов по электронной почте, чем ездить и тратить дополнительное время.
Особенную актуальность удостоверения равнозначности документов имеют при передаче официальных бумаг между контрагентами, находящимися в разных регионах РФ или даже за границей, это могут быть различные договора и соглашения, бухгалтерские документы, доверенности на совершение каких-либо действий и т.д.

Но необходимо понимать, что не каждый электронный документ равнозначен бумажному и имеет юридическую силу, также как и не каждый бумажный документ может быть оформлен в электронном варианте.

Равнозначность бумаг может удостоверить нотариус, закрепив это квалифицированной электронной подписью, которой он обладает. Если в данной процедуре нужна подпись клиента, то возможно использовать его электронно-цифровую подпись.

Что подразумевается под равнозначностью

Институт удостоверение тождественности электронного документа бумажному и удостоверение тождественности бумажного документа электронному появился в нашей стране относительно недавно, еще до 2013 года такую процедуру осуществить было невозможно.

Нововведения 2013 года дали возможность отождествляться официальные бумаги и придавать им юридическую силу.

Равнозначность подразумевает тождественность данных бумажного носителя с электронным вариантом, при этом процедура удостоверения равнозначности документов у нотариуса может осуществляться в трех вариантах. Перенести информацию можно в электронный вариант с бумажного носителя, наоборот, и если оба файла электронные, при этом меняется формат (например, из формата PDF в XML).

Согласно приказу Министерства Юстиции РФ № 227 от 30 сентября 2020 года нотариус переносит сведения с бумажных носителей в формат XML, а ЭЦП используется в формате PKCS#7, кодировка DER.

Смысл оформления равнозначности бумаг у нотариуса заключается в переносе сведений, подтверждения их аналогичности и нотариального удостоверения итогового файла.

Бумажная копия электронного документа, как и наоборот, равны с юридической точки зрения и могут быть использованы при совершении различных сделок, в государственных органах, а также в суде.

Примечание! Нотариальное удостоверение документов не подразумевает проверку сведений на них, юрист проводит лишь перенос информации в другой формат и удостоверяет тождественность данных на обоих носителях, заверяя своей электронной подписью.

Что необходимо сделать для заверения равнозначности документов

Обратиться к нотариусу за заверением равнозначности бумаг может как физическое, так и юридическое лицо. Для того чтобы понять смысл данной процедуры, приведем пример для юридического лица и для физического.

Пример №1 (Для юр.лица).

Компания ООО «Железная руда», зарегистрирована по юридическому адресу, расположена в Московской области, а фактические адрес в Республике Хакасия. Для работы доверенным лицам нужна выписка ЕГРЮЛ от ФНС по фактичному адресу, которая выдана в электронном варианте.

В таком случае, при обращении доверенного лица (при наличии нотариально заверенной доверенности) к нотариусу в Хакасии, нотариус переводит электронный вариант ЕГРЮЛ в бумажный, удостоверяет и выдает итоговый вариант обратившемуся лицу.

Вариант №2 (для физ.лица).

Гражданин Семенов А. А., проживающий в Московский области, после смерти своей матери Семеновой И. В., остался единственным наследником и ему в наследство досталась 3-комнатная квартира в Красноярске.

Через 6 месяцев, он приехал в Красноярск, чтобы вступить в права наследования, и решил продать квартиру, но ждать, когда появиться покупатель у него не было времени. Он поручил продажу недвижимости своей родственнице.

Когда покупатель был найден, Семенов не смог приехать на сделку. Он оформил доверенность у нотариуса в Москве, в том числе и в электронном варианте с КЭП, и переправил родственнице.

Та, в свою очередь, обратился к нотариусу в своем регионе, который создал аналогичный бумажный вариант, удостоверил его своей подписью и печатью и выдал обратившейся гражданке.

Пошаговая процедура

ШАГ 1. Позвонив нам, выбираете удобное время. Приходите в наш в офис, приносите с собой необходимые бумаги, в том числе файл, для которого нужно создать равнозначную копию.

ШАГ 2. Наш нотариус создает тождественный файл с необходимой информацией в нужном варианте и удостоверяет его.

ШАГ 3. Передача готового удостоверенного файла клиенту. Если это электронный вариант, то сбрасывается на флэш-карту или на эл.почту, если бумажный – выдается лично в руки.

Необходимые документы

Пакет официальных бумаг для предоставления нотариусу имеет отличия для физических, юридических лиц и иностранных организаций.

Список для физических лиц

Физическому лицу достаточно принести необходимый пакет официальных бумаг, это документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РФ или нотариально заверенный перевод паспорта гражданина иностранного государства, а также вид на жительство или визу) и документ, требующий создания аналога в электронном варианте и его нотариального заверения.

Список для юридических лиц

Для юридических лиц список несколько расширен. Для того чтобы удостоверить равнозначность Вам необходимо предоставить нашему нотариусу следующие документы:

Устав организации;
Протокол собрания или приказ, который подтверждает полномочия директора организации;
Выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство ОГРН, ИНН;
Паспорт директора.

Список для иностранных юридических лиц

Устав организации;
Протокол собрания или приказ, который подтверждает полномочия директора организации;
Выписка из ЕГРЮЛ из ФНС по месту регистрации;
Документ, удостоверяющий личность руководителя (с нотариальным переводом, если руководитель иностранец).

Обязательное нотариальное удостоверение равнозначности

Существуют ситуации, когда равнозначность должна быть не просто формальностью, а официально заверенной документальной копией. Обязательное нотариальное удостоверение равнозначности требуется:

для судебных разбирательств, в виде доказательств;
в наследственных делах;
в сделках, в которых требуется участие доверенного лица, который находится далеко и не может самостоятельно принять участие;
в случае, когда необходимо передать в государственный орган образец в цифровом варианте;
если необходимо оформить доверенность или согласие лицу, который находится далеко и не может самостоятельно принять участие.

Примечание! Нотариус не вправе заверять личные документы, такие как паспорт гражданина, свидетельство о рождении, СНИЛС, ИНН и т.д. Также невозможно провести процедуру удостоверения равнозначности сделок, которые оформляются без участия нотариуса в письменной форме, например в купля-продажа автомобиля.

Стоимость услуги в нашей нотариальной конторе зависит от объема удостоверяемых документов. Узнать цену услуги вы можете на нашем сайте в разделе «Тарифы».

Онлайн-запись к нотариусу